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Repository documentale

Contesto di riferimento

Nella Pubblica Amministrazione si sta da tempo realizzando un processo di modernizzazione e innovazione, basato sulla dematerializzazione. Una delle condizioni necessarie per accrescere la trasparenza, ridurre i tempi e semplificare l’azione amministrativa è rappresentata dalla disponibilità, presso ciascuna PA, di un sistema gestione documentale funzionalmente evoluto.

Che cos'è la soluzione "Repository documentale"

E' la soluzione della Piattaforma DoQui dedicata alla gestione strutturata di documenti e contenuti in formato digitale, in contesti di carattere collaborativo e non archivistico che consente al singolo utente di organizzare autonomamente i propri documenti e di condividerli liberamente con altri soggetti.

Si possono caricare, esportare e gestire in modo semplice i documenti in tutti gli usuali formati (PDF, DOC, XLS, CSV, RTF, etc.), ma anche contenuti di altra tipologia (ad esempio foto, immagini). 

I documenti sono memorizzati in folder che possono essere personali, di sistema (stabiliti   dall’Ente) o condivisi con altri utenti.  

E' una soluzione completamente web, accessibile semplicemente via browser, sia in contesti intranet sia internet.

L’organizzazione e la visibilità dei folder è configurabile liberamente dall’utente, per le cartelle personali e per quelle condivise, ovvero secondo policy configurabili e predefinite per le cartelle di sistema.

Ogni utente, in funzione del folder di lavoro scelto o del singolo documento selezionato, può disporre di un profilo operativo differenziato: ad esempio autore, o collaboratore alla stesura dei documenti, o semplice fruitore che può solo visionare il documento. 

La soluzione consente una gestione agevole degli utenti raggruppandoli in gruppi omogenei per profilazione e abilitazioni. 

È possibile accedere inoltre alla cronologia delle revisioni dei documenti e quindi visualizzare con esattezza gli autori e le date di modifica.

L’utilizzo delle tecnologie Web 2.0 permette di disporre di interfacce user friendly, di navigare comodamente i folder, di spostare semplicemente i file trascinandoli e sfruttare una clipboard per le operazioni di taglia e incolla.

In fase di configurazione si possono stabilire insiemi di metadati specifici associati a varie tipologie di documenti e di contenuti. Questa caratteristica consente di agevolare il reperimento successivo di documenti.

La soluzione consente di definire anche semplici processi di workflow, ad esempio per cicli di validazione, visto e approvazione dei documenti. L’autore può condividere un documento invitando via email sia gruppi di utenti, i quali, avendo ricevuto l'invito potranno procedere alle operazioni richieste, in funzione dei permessi attributi.

Perché è utile

La soluzione DoQui è uno strumento potente e riutilizzabile in grado di indirizzare le primarie esigenze in termini di Enterprise Content Management per l’operatività quotidiana nel trattamento dei documenti elettronici e dei contenuti digitali.

La soluzione si ispira a principi di generalità, adattabilità e flessibilità atti renderla compiutamente utilizzabile in diversi contesti operativi e funzionali, con diversi gradi di personalizzazione e integrabilità.

Com'è strutturata la soluzione

La soluzione si basa essenzialmente sui servizi esposti in ottica SOA (Services Oriented Architecture) dalla piattaforma DoQui di ECM secondo le interfacce applicative che il repository documentale espone.

La flessibilità del prodotto permettere di stabilire in fase di installazione le opportune policy di memorizzazione dei dati e dei documenti trattati, potendo optare tra le diverse possibilità messe a disposizione dal supporto multi-repository offerto da Index.

L’esposizione di servizi in modalità web services consente un'immediata integrazione con applicazioni gestionali che necessitano di un punto di raccolta trasversale e strutturato dei contenuti prodotti, disponibile per più filiere documentali.

 

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