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Protocollo dell'Ente

Contesto di riferimento

Il contesto di riferimento è rappresentato dalla normativa in materia di protocollo e gestione documentale, in particolare:

Che cos’è la soluzione "Protocollo dell'Ente"

Protocollo (PRT) è il modulo di Acta dedicato alle operazioni di registrazione di protocollo, che consente di gestire un registro per ogni Area Organizzativa Omogenea (AOO) e l’anagrafica dei soggetti mittenti/destinatari delle registrazioni, come previsto dalla normativa di riferimento. 

La soluzione è stata pensata come opzionale rispetto all’insieme dei moduli di Acta deputati alla gestione documentale; si tratta, quindi, di un modulo che può essere sostituito da un qualunque prodotto che implementa le funzionalità del nucleo minimo di protocollo, così come definite dalle regole tecniche in vigore.

Perché è utile

La soluzione fornisce alla Pubblica Amministrazione uno strumento completo di protocollazione gestione documentalerealizzando ogni prescrizione normativa in materia di protocollo informatico e gestione documentale.

La flessibilità legata agli scenari di utilizzo permette di utilizzare la soluzione come strumento di innovazione nell’organizzazione del lavoro all’interno di un Ente. 

Come è strutturata la soluzione

La soluzione prevede che una registrazione di protocollo venga effettuata mediante la memorizzazione delle seguenti informazioni:

a) numero di protocollo del documento;
b) data di registrazione di protocollo;
c) mittente per i documenti ricevuti o, in alternativa, il destinatario o i destinatari per i documenti spediti;
d) oggetto del documento;
e) data e protocollo del documento ricevuto;
f) l’impronta del documento informatico, se trasmesso per via telematica, costituita dalla sequenza di simboli binari in grado di identificarne univocamente il contenuto, registrata in forma non modificabile.
 
La soluzione Protocollo Acta prevede che, alla creazione di una nuova registrazione di protocollo, corrisponda la creazione di un documento e dei suoi eventuali allegati, che posso essere classificati e fascicolati dal protocollista oppure smistati all’ufficio competente a trattare la materia, che si occuperà dell’archiviazione (classificazione, fascicolazione e inserimento metadati).

Relativamente alla creazione e gestione dei soggetti anagrafici, obbligatoriamente definiti per ogni registrazione di protocollo, è stata definita un’anagrafica condivisa a livello di Ente, suddivisa tra soggetti interni (organigramma) e esterni (compresi i soggetti registrati su Indice della Pubblica Amministrazione –IPA- utilizzati per l’interscambio via Posta Elettronica Certificata- PEC- tra PA).

Gli scenari di utilizzo della soluzione protocollo + gestione documentale (vale a dire tutti moduli di Acta) si possono riassumere in 3 opzioni:

SCENARIO 1: protocollista non opera sul documento e non classifica

Il protocollista effettua le registrazioni di protocollo e comunica con il modulo Gestione Contenuti (GCO) tramite il modulo di smistamento (SMS). Il protocollista non gestisce contenuti (non opera sul documento e non effettua archiviazione).

SCENARIO 2: protocollista opera sul documento ma non classifica

Lo scenario è simile al precedente, ma il Protocollista inserisce i metadati relativi al documento ed eventualmente carica i file associati. Il destinatario dello smistamento, provvede alla classificazione e fascicolazione e può, eventualmente, perfezionare i metadati già inseriti.

SCENARIO 3: protocollista opera sul documento e classifica

Come in SCENARIO 2, ma in più il protocollista utilizza il modulo di Gestione Contenuti (GCO) per effettuare la classificazione definitiva nella struttura aggregativa presente nel titolario. 

 

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