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Archivio dell'Ente

Contesto di riferimento

Sulla spinta di una complessa serie di fattori, quali gli obblighi del legislatore, i nuovi orientamenti in materia eGovernment e servizi al cittadino, la rapida evoluzione nell’utilizzo delle ICT e la crescita delle infrastrutture abilitanti, nella gran parte delle amministrazioni italiane è cambiata radicalmente la modalità di gestire i procedimenti e i flussi documentali in cui essi si sostanziano, nella direzione di un progressiva digitalizzazione dei documenti stessi.

Tuttavia, il processo di dematerializzazione, in atto nelle organizzazioni pubbliche nell’ultimo decennio, deve fare i conti con un contesto documentale ibrido, in cui convivono documenti digitali nativi, digitali derivati (scansioni di documenti analogici) e documenti cartacei.

Che cos'è la soluzione "Archivio dell'Ente"

La soluzione fa parte della Piattaforma di Gestione Documentale DoQui, è stata sviluppata con l'obbiettivo di costituire l’Archivio ufficiale di un qualsiasi Ente Pubblico.

La soluzione DoQui “Archivio dell'Ente” raccoglie i documenti, prodotti e ricevuti da parte di un Ente, secondo un’organizzazione logica e gerarchica precostituita (schema di classificazione), individuata sulla base dell’analisi delle competenze dell’Amministrazione. La strutturazione di un Archivio consente di ricondurre la molteplicità dei documenti afferenti ad un Ente secondo un ordine logico che rispecchi storicamente lo sviluppo dell’attività svolta da parte dello stesso Ente.
Il ruolo dell’archivio è quindi quello di acquisire documenti, organizzarli e conservarli.

La soluzione DoQui “Archivio dell'Ente” si compone della piattaforma Index e del prodotto Acta.

Acta si posiziona logicamente quale elemento trasversale a tutto il sistema informativo dell’Ente, mettendo a fattor comune e a disposizione di tutte le procedure informatiche dell'Ente, i servizi di archiviazione e gestione dei documenti, immediatamente reperibili da tutti gli utenti del sistema sulla base del profilo d’accesso.

La definizione della struttura dell’archivio è di competenza del responsabile dell’organizzazione della documentazione dell’Ente, così come l'impostazione dei metadati obbligatori e la configurazione del tracciamento delle attività sugli oggetti gestiti dal sistema.

Index offre, per i documenti elettronici nativi,  funzionalità di trasformazione in formati non modificabili, strumenti per gestire elaborazioni in collaboration di documenti (check in-out, versioning) e strumenti di verifica della firma digitale.

L’acquisizione dei documenti stessi, a meno che l’archivio non venga utilizzato fin dalla fase di produzione del documento,  può avvenire in due modalità:
  1. come alimentazione puntuale sincrona, nella quale gli applicativi gestionali di ciascuna filiera documentale, piuttosto che l’applicativo di protocollo, richiamano i servizi di archiviazione esposti dall’applicativo di gestione documentale.
  2. come alimentazione massiva asincrona, gestita in automatico dal sistema, attraverso il popolamento di un xml che contiene i metadati obbligatori definiti dall’archivista per i documenti elettronici nativi e previo la definizione a priori delle porzioni di archivio da alimentare.
I formati dei documenti elettronici nativi accettati da sistema sono vincolati alla capacità della piattaforma infrastrutturale Index di indicizzarne i contenuti per renderli fruibili all’utente finale.

Le funzionalità di ricerca estesa sull’archivio (full-text e metadati) sono quindi vincolate all’indicizzazione dei contenuti, mentre i risultati della ricerca e, in particolare la visualizzazione dei documenti, è governata dalla definizione degli accessi sulle porzioni di archivio e nel rispetto del trattamento dei dati sottoposti alla normativa sulla privacy. 

La configurazione degli accessi, garantita dalla piattaforma infrastrutturale Index in termini di ACL (Access Control List), è effettuata da una figura con ruolo di Amministratore dell’Ente, che, a partire dall’organigramma ufficiale desunto automaticamente dal sistema di Human Resources,  specifica i livelli di visibilità dei singoli utenti su porzioni stabilite dell’archivio e attribuisce privilegi di accesso ai dati protetti da privacy.

Relativamente al passaggio in deposito delle pratiche chiuse, il sistema provvede in automatico a inviare in deposito le strutture aggregative, i documenti e i relativi metadati in esso archiviati, che hanno raggiunto i termini di conservazione corrente, qualora queste contengano esclusivamente documenti elettronici nativi. In caso di situazione ibrida, cioè di strutture aggregative formate da documenti informatici e riferimenti a documenti analogici, il passaggio in deposito avviene sempre in modo intenzionale e mai in automatico, a condizione che siano scaduti i termini di conservazione corrente e solo su esplicita operazione richiesta dall’archivista.

Perché è utile

La soluzione ha tra i suoi punti di forza i bassi costi di adozione, grazie al modello open source e lock-in inferiori rispetto alle equivalenti soluzioni commerciali, la presenza di funzionalità condivise e versatili, quindi rispondenti alle esigenze funzionali, organizzative e operative di realtà amministrative eterogenee e, in terzo luogo, la possibilità di offrire opportunità per le imprese ICT di acquisire conoscenze e contribuire a migliorare le scelte e i prodotti.

La soluzione proposta pone l'accento sul concetto di “archivio unitario a livello di ente, superando la prospettiva tradizionale, sulla quale la gran parte delle soluzioni di mercato è basata, che considera la gestione documentale dell’Ente come un derivato del sistema di Protocollo. 

L'impostazione della soluzione consente una gestione strutturata della documentazione elettronica in modo omogeneo e unitario, prescindendo dalle logiche della mera protocollazione e/o dalle politiche locali ad ogni singolo ambito di procedimento.

Com'è strutturata la soluzione?

 L’archivio viene costruito e gestito attraverso il prodotto Acta, un insieme di moduli distinti, ma strettamente correlati, che insistono sulla piattaforma infrastrutturale di ECM denominata Index.

Lo schema seguente delinea il rapporto della Soluzione "Archivio dell'Ente" con i sistemi esterni
schema index 

I moduli Acta possono essere raggruppati in moduli di back-end e moduli di front-end.
I moduli di back-end sono i seguenti:
  • Back office dedicato alla definizione della modalità di utilizzo del sistema (struttura dell’Ente, utenti, profili) di competenza dell’Amministratore dell’Ente in accordo con il responsabile dell’archivio;
  • Audit Trail rivolto al tracciamento delle operazioni effettuate dagli utenti nel sistema, di competenza dell’Amministratore dell’Ente in accordo con il responsabile dell’archivio;
  • Gestione strutture archivio per la definizione della struttura dell’archivio, dello schema di classificazione (titolario) e delle loro modalità di utilizzo, di competenza del responsabile dell’archivio;
  • Gestione archivio dedicato alla gestione dell’archivio di deposito (conservazione delle pratiche chiuse), di competenza del responsabile dell’archivio con possibilità di accesso da parte di utenti autorizzati;
  • Servizi applicativi, trasversale a tutti i moduli, che permette di definire servizi applicativi richiamabili da procedure software esterne al sistema di gestione documentale.
L’alto livello di configurabilità, definibile attraverso i moduli di back-end, rende Acta idoneo per l’utilizzo in diverse realtà.

I moduli di front-end sono invece:
  • Protocollo, per le registrazione dei documenti in ingresso e uscita dall’Ente, di competenza degli operatori di protocollo;
  • Gestione contenuti, per l’organizzazione e gestione dei documenti all’interno delle strutture aggregative, destinato a tutti gli utenti che trattano documenti;
  • Gestione smistamento, per consentire lo smistamento dei documenti al fine di affidarne la presa in carico per competenza, destinato a tutti gli utenti che trattano documenti.
Il modello funzionale di riferimento è costituito da MOREQ2 (Model Requirements for the Management of Electronic Records), elaborato dalla Comunità Europea a partire dal 2001, che definisce le specifiche funzionali per la gestione di documenti elettronici in un sistema di governo informatico dei documenti (Electronic Records Management  System - ERMS),  considerando anche altre condizioni rilevanti, tra cui quelle relative alla gestione di documenti su supporto cartaceo o informatico su supporto magneto-ottico.
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