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Repository documentale
Regione Piemonte, Provincia e Comune di Torino. La soluzione è costituita da due componenti: Share, applicazione dedicata alla gestione strutturata di documenti e contenuti in formato digitale in contesti di carattere collaborativo, non archivistico, e Index, motore di gestione dei contenuti digitali. Share. Share è un sistema per la gestione strutturata e la condivisione di documenti digitali in contesti di carattere collaborativo. Le caratteristiche sono quelle tipiche dei sistemi di gestione documentale: organizzazione gerarchica dei contenuti, indicizzazione per ricerche full-text e per metadati, controllo degli accessi, gestione delle versioni dei contenuti, supporto al ciclo di approvazione e validazione, notifiche via e-mail, trasformazione di formati...Essendo un’applicazione completamente basata su tecnologia web, si presta a condividere le informazioni anche con clienti, fornitori o collaboratori esterni. Si appoggia alla piattaforma Doqui per l’archiviazione dei documenti e per la gestione dei permessi di accesso sui contenuti. Index. Share garantisce la gestione strutturata di documenti e contenuti in formato digitale in contesti di carattere collaborativo, non archivistico, mentre Index ha funzioni quali check-in e check-out; visualizzazione; accesso;gestione del versioning; supporto alla firma digitale e marcatura temporale.Share è un applicativo completamente web accessibile via browser, sia in intranet sia in internet che consente di organizzare documenti e condividerli. Le sue funzionalità prevedono un albero di navigazione delle cartelle e dei contenuti, l'accesso ai contenuti in consultazione, modifica e aggiornamento,funzioni di check-in e check-out, clipboard a supporto delle funzionalità di copia, taglia e incolla su contenuti e cartelle, la valorizzazione e la modifica dei metadati; la ricerca per tipo di contenuto, un workflow per cicli automatizzati di redazione, approvazione ed emissione dei contenuti, la gestione degli accessi e la profilazione degli utenti. Share non ha limiti sulla tipologia di contenuti. Gestisce qualunque file venga caricato a sistema.
Generalmente Share associa ad ogni tipo di file delle icone specifiche per permettere graficamente un riconoscimento dei contenuti presenti. Esistono icone specifiche per i file di tipo Word, Excel, PDF, TXT, jpeg, Tiff, html, ….),mentre se il sistema non è in grado di definire la tipologia, associa un’icona generica. Sui file di tipo testuale è inoltre possibile attivare l’indicizzazione full text, cioè la possibilità di ricercare all’interno dei contenuti.Esistono dei limiti fisici per l’upload ed il download dei file attraverso Share. A titolo puramente informativo  il limite viene indicato in 10/15 mega.Index rende disponibili funzionalità documentali quali: check-in e check-out, visualizzazione, accesso, gestione del versioning, supporto alla firma digitale, indicizzazione e ricerca, collaboration con funzioni di workflow documentale, funzioni di trasformazione di formati. La soluzione nell'ambito della Piattaforma DoQui, è in linea con la legislazione vigente, primo fra tutti il "Codice della Pubblica Amministrazione Digitale" (D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82, e s.m.i.). Share e Index non presentano vincoli. Sono tutti gli operatori della PA coinvolti nella gestione documentale. Tutti gli Enti della Pubblica Amministrazione.La soluzione "Repository Documentale" può essere riusata mediante installazione dedicata o come servizio fornito da CSI.