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DoQui Acta in altri quattro Enti
 Dal 1° gennaio 2014 anche Arpea, Arpa, AFC Torino e Consiglio Regionale dell’Abruzzo utilizzano DoQui Acta per la gestione documentale. La protocollazione, lo smistamento, la classificazione e l’archiviazione dei documenti inviati e ricevuti da questi Enti sono quindi gestiti completamente dal nostro sistema.

“Per arrivare a questo risultato sono state necessarie un’analisi organizzativa e un’analisi archivistica, anche per definire il piano di fascicolazione e archiviazione e per strutturare il titolario”, spiega Luca Battaglia. “Abbiamo quindi creato profili con funzionalità ad hoc per gestire i documenti nelle diverse fasi del loro ciclo di vita”.

“Inoltre particolarmente complessa è stata la strutturazione del titolario di Acta per il cliente Arpa: abbiamo realizzato una procedura di caricamento automatico delle migliaia di strutture aggregative definite dal cliente”, prosegue Cristina Ceroni. “Anche grazie a questo, il servizio è partito il 2/1 come inizialmente pianificato”.

“Prima di abilitare all’uso di DoQui Acta i funzionari e i protocollisti degli Enti, abbiamo però previsto una formazione specifica”, prosegue Fabrizio Friuli. “Ed attualmente garantiamo l’assistenza applicativa di primo e di secondo livello, oltreché specialistica e normativa”.

“Il modello per l’erogazione del servizio che è stato adottato prevede infatti che ciascun Ente possa far riferimento a una persona specifica”, continua Battaglia, “sia per richiedere supporto specialistico sia per confrontarsi su evoluzioni organizzative con impatti su processi interni e soluzione documentale”.

“I documenti che saranno gestiti quest’anno per i quattro nuovi Enti si aggireranno sui 210.000”, prosegue Domenico Lucà, “che vanno ad aggiungersi ai 4.544.004 documenti archiviati fino ad ora dai 16 Enti che utilizzano DoQui Acta, tra i quali Regione Piemonte e Consiglio Regionale del Piemonte, Comune di Torino e Provincia di Torino”.

“Al momento sono complessivamente 29 gli Enti che utilizzano i diversi moduli di DoQui”, prosegue Domenico Lucà. “Nei prossimi mesi lavoreremo per implementarne l’uso presso altri Enti. In primis l’AIPO, la Provincia di Asti e la Provincia di Novara…”

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